Fallstudie: Så byggde vi ett komplett CRM för M2 Bygg Team

Om M2 Bygg Team

M2 Bygg Team AB är en plattform, kontraktör och byggbolag i ett. Villaägare, bostadsrättsföreningar och fastighetsbolag i Göteborg och Västsverige kontaktar M2 med sitt projekt — tak, fasad, plåt, sten och mark eller klottersanering — och M2 matchar rätt kvalitetssäkrad specialist, sätter ett fast pris och projektleder arbetet hela vägen till godkänt resultat.

Löftet till kunden är enkelt: en kontaktpunkt. Kunden ska aldrig behöva ringa en underentreprenör själv.

Utmaningen

En affärsmodell där en aktör står mellan kund och specialist ställer höga krav på koordinering. Varje projekt involverar minst tre parter, och informationen måste flöda mellan dem utan att något tappas bort. M2 behövde ett system som klarade att:

• Fånga förfrågningar från webb, telefon och e-post på ett ställe och följa upp dem systematiskt.
• Ta fram offerter med fast pris och korrekt ROT-avdrag snabbt — och låta kunden godkänna digitalt.
• Tilldela jobb till rätt partner och få tidrapporter, före- och efterfoton och dokumentation tillbaka utan telefonsamtal.
• Ge kunden insyn i sitt projekt, sina dokument och sina fakturor.
• Hantera både kundfakturor och leverantörsfakturor, med påminnelser och koppling till bokföringen.

Standardiserade CRM-system är byggda för säljpipelines, inte för ett trepartsflöde med underentreprenörer, ROT och fältdokumentation. Att pussla ihop fem olika verktyg hade inneburit dubbelregistrering och precis den typ av tappade trådar M2:s affärsmodell lovar att eliminera.

Vår lösning

Vi byggde en skräddarsydd plattform med tre sammankopplade portaler ovanpå en gemensam databas. M2:s team arbetar i CRM:et, kunderna loggar in i en egen kundportal och partnerföretagen i en egen partnerportal. Alla ser samma projekt — men bara det som är relevant för just dem.

Arbetet skedde iterativt: vi levererade kärnflödet först — lead, offert, projekt — och byggde sedan ut med portaler, fakturering och automatisering i takt med att M2 använde systemet i vardagen. På så vis formades varje modul av verkliga arbetsflöden istället för antaganden.

Från förfrågan till betald faktura

Kärnan i plattformen är att hela kedjan lever i ett och samma system. När en förfrågan kommer in behöver ingen information skrivas in två gånger.

Funktioner

CRM för M2:s team

• Leads och kundregister — alla förfrågningar samlas, tilldelas och följs upp, med full historik per kund.
• Offerter — byggs från tjänstekatalogen med automatisk ROT-beräkning, genereras som PDF och skickas direkt till kunden.
• Projekt och ärenden — varje uppdrag har sin tidslinje, sina dokument, sin partner och sina ärenden.
• Kalender och påminnelser — besiktningar, projektstarter och återkommande händelser med automatiska påminnelser.
• Fakturering och bokföring — kundfakturor, betalningspåminnelser, leverantörsfakturor och koppling till bokföringssystemet.
• Rapporter — överblick över försäljning, projekt och ekonomi.
• Marknadsföring — nyhetsbrev, blogg, portfolio med före- och efterbilder samt hantering av kundrecensioner.
• GDPR och säkerhet — rollbaserade användare, GDPR-verktyg och automatiska säkerhetskopior.

Offert och e-signering

Offerten är ofta det som avgör om ett jobb blir av — och hur snabbt. I M2:s plattform kan en offert tas fram på några minuter, och kunden kan godkänna den via en säker länk utan att först skapa ett konto. M2 ser leveransstatus och kan skicka påminnelser direkt från systemet.

Kundportalen

• Se, jämföra och signera offerter.
• Följa projektets status i realtid.
• Komma åt avtal och dokument.
• Se fakturor och betala med kort online.
• Skicka meddelanden direkt till M2.

Partnerportalen

Det som gör M2:s modell möjlig i praktiken är att specialisterna rapporterar direkt i systemet — från mobilen, på plats.

• Tilldelade jobb med adress, startdatum och status.
• Tidrapportering per projekt.
• Uppladdning av före- och efterfoton som dokumentation.
• Tillgång till projektdokument.
• Fakturor och översikt över utbetalningar.

Teknik

Plattformen är byggd för att vara snabb, säker och enkel att drifta:

• Backend: PHP 8 med MySQL
• Frontend: responsiv HTML, CSS och JavaScript — fungerar lika bra på dator som i mobilen
• Dokument: automatisk PDF-generering av offerter och fakturor
• Betalningar: Stripe för kortbetalning i kundportalen
• Automatisering: schemalagda jobb för fakturapåminnelser, kalenderpåminnelser, nyhetsbrev och säkerhetskopiering
• Säkerhet: CSRF-skydd, rollbaserad åtkomst, separata inloggningar per portal och GDPR-stöd

Resultatet

M2 har idag ett system som speglar exakt hur verksamheten fungerar. Kunden har en kontaktpunkt och full insyn, partnerna har ett enkelt verktyg för att rapportera, och M2:s team har hela kedjan — från förfrågan till betald faktura — samlad på ett ställe. Det är infrastrukturen bakom löftet om fast pris, tydlig tidplan och en enda kontaktpunkt.

Plattformen driver idag både M2:s publika webbplats på m2team.se och hela den interna verksamheten bakom den.

Om OneNetwork Tech

OneNetwork Tech bygger skräddarsydda webbplattformar, CRM-system och applikationer för företag som har vuxit ur standardverktygen. Vi utgår alltid från hur er verksamhet faktiskt fungerar — och bygger systemet runt det, inte tvärtom.

Har ni arbetsflöden som inte passar i ett standard-CRM? Läs mer om vår webb- och systemutveckling eller boka en kostnadsfri genomgång — inga förpliktelser.